Con il RENTRI il registro cronologico di carico e scarico è diventato un documento informatico: un file XML prodotto secondo i modelli pubblicati dal Ministero. Come tutti i documenti informatici con valore giuridico, deve essere conservato a norma. È un passaggio che molte imprese ignorano, perché il portale RENTRI permette di compilare e trasmettere il registro ma non offre un servizio di conservazione.
Cosa dice la normativa
Il registro cronologico tenuto con il RENTRI (D.M. 4 aprile 2023, n. 59) si materializza nel file XML predisposto secondo gli schemi XSD pubblicati nel portale. Secondo le indicazioni pubblicate nel portale di supporto RENTRI:
- il file del registro è quello che l’impresa è tenuta a esibire in caso di controllo;
- il versamento definitivo al sistema di conservazione a norma scelto dall’operatore va eseguito con la frequenza decisa dall’impresa e comunque almeno una volta all’anno;
- ai fini dell’opponibilità a terzi servono la firma digitale del responsabile della conservazione e l’apposizione della marca temporale, secondo il manuale di conservazione del conservatore.
A questo si aggiungono il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) e le Linee guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, che definiscono come deve funzionare un sistema di conservazione: pacchetti di versamento, archiviazione e distribuzione, manuale della conservazione, responsabile della conservazione.
Quali documenti conservare
- Registri cronologici di carico e scarico in formato XML, per ogni unità locale.
- Formulari digitali (xFIR), obbligatori per tutti gli iscritti al RENTRI dal 16 settembre 2026.
Le stampe in PDF del registro sono utili per la consultazione, ma il documento con valore legale è il file XML.
Come si fa, in pratica
- Scegli un conservatore. Il servizio deve essere svolto secondo le Linee guida AgID; un conservatore qualificato AgID offre la garanzia di un processo verificato.
- Nomina il conservatore e firma il contratto, che definisce ruoli e responsabilità, anche ai sensi dell’art. 28 del GDPR.
- Versa i registri e gli xFIR almeno una volta all’anno; è più semplice farlo in modo continuo, ogni volta che il registro viene aggiornato.
- Conserva le ricevute e verifica che il conservatore metta a disposizione il pacchetto di distribuzione (DIP) per l’esibizione.
Quanto costa
I servizi di conservazione dedicati al RENTRI hanno prezzi pubblici che vanno da circa 99 a 130 € + IVA all’anno. Il dettaglio, con le fonti, è nel confronto sulla conservazione RENTRI.
Mar.te RENTRI Base costa 20 € + IVA all’anno con 1 codice EER incluso: scarichi registri e xFIR direttamente dal RENTRI con il certificato aziendale, senza SPID, oppure li carichi dal browser, e il sistema li versa in conservazione con firma e marca temporale. Il conservatore è Quality and Safety, conservatore qualificato AgID.
Se invece vuoi smettere del tutto di usare il portale RENTRI, RENTRI Suite include la conservazione nel gestionale.